DORUKWEB GİZLİLİK POLİTİKASI

İşbu politika POLİGUNSTORE üyeleri, Müşterileri, web sitesi kullanıcıları; DORUK WEB YAZILIMLARI E TİCARET LTD ŞTİ (DORUKWEB veya ŞİRKET olarak anılacaktır) kişisel verilerinin korunması hakkında bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla kişisel verileriniz ve işleme süreçleri hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

İşbu Politika ile, Şirket’in “şirket faaliyetlerinin şeffaflık içinde yürütülmesi ilkesi”nin sürdürülebilirliği amaçlanmaktadır. Bu kapsamda, Şirket veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler belirlenmekte ve Şirket tarafından yerine getirilen uygulamalar açıklanmaktadır.

Politika, Şirket tarafından Dorukweb organizasyonu kapsamında kişisel verileri işlenen, Üye, müşteri, tedarikçi ve poligunstore.com web sitesi kullanıcıları/ziyaretçilerine yöneliktir.

Politika, Şirket tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Şirket, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

TANIMLAR

İLGİLİ KİŞİ KATEGORİLERİ

İŞLEDİĞİMİZ KİŞİSEL VERİLERİNİZ

ŞİRKET ile aranızdaki ticari ve/veya sözleşmesel ilişkinize bağlı olarak aşağıda sayılı verilerinizi işlemekteyiz:

1. Kimlik Bilgileri: Bu veri kategorisi, Ad-Soyad, yaş ifade etmektedir. KVKK md.5/2 c-ç-

2. İletişim Bilgileri: Bu veri kategorisi, Adres, telefon numarası, e-posta adresi, KVKK md.5/2c-ç

3. Sözleşme Bilgileri: Bu veri kategorisi, şirketin hukuki veya ticari ilişki içinde bulunduğu üyeleri, iş ortakları, tedarikçileri ve dış kaynakları ile kurduğu sözleşmesel bağ neticesinde veri tabanına işlemiş olduğu imza, imza sirküleri, vergi numarası, gerçek kişi şirket bilgisi ve taşınan mal gibi verilerin tamamını ifade etmektedir. KVKK md.5/2c-ç

4. Finansal Bilgi: Bu veri kategorisi, şirketin Kişisel Veri Sahibi İlgili Kişi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, dekont, ödeme bilgisi, ücret, IBAN numarası gibi veri türlerini ifade etmektedir. KVKK md.5/2c-ç

5. Pazarlama Bilgisi: Bu veri kategorisi, Müşterilerin, satın alma ve satış süreçleri ile ilgili ürün adedi, tutarı, satış oranları, stok adedi gibi verilerin tümüdür. KVKK md.5/1

6. İşlem Güvenliği Bilgisi : Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz (örneğin log kayıtları, IP bilgisi, erişim bilgileri, kimlik doğrulama bilgileri) KVKK md.5/2c-ç

   KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ, İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEBİ

    

   DORUK WEB YAZILIMLARI E TİCARET LTD ŞTİ ile aranızdaki ticari ve/veya sözleşmesel ilişki kapsamında, aşağıda belirtilen amaçlar çerçevesinde ve 6698 sayılı Kanun’un 5. Maddesi uyarınca; sözleşmenin kurulması ve ifası, üyelik hakkının tesisi, alım satım sözleşmelerinin kurulması ve ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirebilmesi ve zorunlu meşru menfaatler hukuki gerekçeleriyle (veri türü ve işleme amacına göre birlikte veya ayrı ayrı ) Kişisel Verileriniz; ŞİRKET tarafından doğrudan sizlerden üyelik, ürün satın alma işleminize bağlı mesafeli satış sözleşmesi, talep, sipariş formu, teklif formu, e-posta yazışmaları, telefon konuşmaları, web sitesi mesajları) elektronik ve fizksel ortamlardatoplanmakta ve işlenebilmektedir.

    

   Kişisel Verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenmektedir:

    

   1. Mevcut Ticari İlişkiler için;

       

      DORUKWEB, şirket yapısı gereği doğrudan sipariş ve satış işlemlerini gerçekleştirdiği ürün ve hizmetlerle ilgili faaliyetlerin yanı sıra ilgili tedarikçilerle ilişkileri de yürütmektedir. Bu kapsamda;

       

      • Ürün ve Hizmet Satın Alma / Satış, Satış sonrası Süreçlerinin Yürütülmesi

      • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

      • Finans ve Muhasebe İşlemleri

      • Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

      • Hukuki Süreçlerin Takibi ve Yürütülmesi

      • Ticari /Sözleşmesel İlişki Kurmak ve Bu Kapsamında İşlem ve Faaliyetleri Yürütmek, Mali Ve Hukuki Yükümlülükleri Yerine Getirmek

      • Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi

      • Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

         

      • Talep / Şikayetlerin Takibi

      • Organizasyon ve etkinlik Yönetimi,

      • İletişim Faaliyetleri

      • Yetkili Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

      • İlgili mevzuat gereği saklanması gereken bilgilerinizin muhafazası; bilgi kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması, yedeklenmesi; bilgilerinizin tutarlılığının kontrolünün sağlanması; veri tabanlarımızın ve bilgilerinizin güvenliği için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması

         

   2. Üye/Müşteri/Tedarikçi/İş Ortakları için;

       

      Şirketimiz ile aranızdaki ticari ilişki kapsamında, firma yetkililerinize ve çalışanlarınıza ait kişisel veriler, Kanun’un 5/II Maddesinde belirtilen; Sözleşmelerimizin kurulması ve ifası, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve şirketimizin meşru menfaatleri kapsamında Kanun’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve kişisel veri işleme şartları dahilinde, aşağıda yer alan amaçlar kapsamında işlenebilmektedir:

       

      • Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

      • Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

      • Müşterihizmetleri süreçlerinin yürütülmesi

      • Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

      • Hukuksal Süreçlerin Yürütülmesi Ve Takibi

      • Şirket İç Operasyonlarının yürütülmesi

      • Strateji Planlama & İş Ortakları/Tedarikçi Yönetimi

      • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

      • Tedarik Zinciri Yönetim Süreçlerinin Yönetilmesi

      • İlgili mevzuat gereği saklanması gereken bilgilerinizin muhafazası; bilgi kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması, yedeklenmesi; bilgilerinizin tutarlılığının kontrolünün sağlanması; veri tabanlarımızın ve bilgilerinizin güvenliği için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınması

         

        KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI TARAFLAR VE AKTARIM AMAÇLARI

         

        ŞİRKET kişisel verilerinizi bu Politika’da yer verilen işleme amaçlarıyla doğru orantılı olarak, himetlerin tedariği ve sizlere sorunsuz sunulması için Kanun ve sair mevzuat kapsamında aşağıdaki yurt içi alıcı gruplarına aktarabilecektir:

         

      • Sizlere sunulan hizmetlerin temini ya da size ulaştırılması için çalıştığımız tedarikçi ve iş ortaklarımıza,

      • Hizmetlerin sunulması, tanıtılması ve benzeri amaçlarla işbirliği yapılan ve/veya hizmet alınan iş ortaklarımız, tedarikçi firmalar ile bankalar, finans kuruluşları,

      • Web sitemizin ve sosyal medya hesaplarımızın yönetimi için hizmet aldığımız reklam ajanslarına,

      • Avukatlar, denetçiler, danışmanlar ve hizmet alınan firmalara,

      • Tarafınızca yetki verilmiş olan vekil, vasi ve temsilcilerinize,

      • Düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili kurum veya kuruluşlara ve bunların belirlediği kişilere.

         

        ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

         

        Şirket, tüm veri işleme süreçlerinde Özel Nitelikli Kişisel Veriler’i mümkün olduğu ölçüde veri sistemlerine sokmama ve işlememe eğilimi göstermektedir. Ancak işin mahiyeti gereği özel nitelikli veri işlenmesi gerektiği hallerde, mevzuatta açıkça düzenlenmiş olma halleri hariç olmak üzere ilgilinin açık rızası olmaksızın işlemez. Şirket Özel Nitelikteki Kişisel Veriler’in işlenmesinde daha sıkı önlemlerin alınması konusunda gerekli işlemleri yürütmektedir.

         

        KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI

         

        Şirket tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.

         

        Bu kapsamda Şirket tarafından gerekli her türlü (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmakta, (iii) şirket bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir.

         

        KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

         

        Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya İlgili Kişinin talebi

        üzerine Şirket, bu iş için özel olarak hazırlamış bulunduğu Veri koruma ve imha politikasına, mevzuata ve Kurum tarafından yayımlanan rehbere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

         

        ŞİRKET kişisel verilerin imha usullerinin belirlendiği bir İMHA POLİTİKASI hazırlamış ve şirket içinde yayınlamıştır. Tüm imha süreçleri bu politikaya uygun olarak yürütülmektedir.

         

        KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

         

        ŞİRKET; KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

         

        ŞİRKET, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli ve yeterli teknik ve idari tedbirler almaktadır

         

        TEKNİK TEDBİRLER

         

        ŞİRKET tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

      • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

      • Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.

      • Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.

      • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

      • Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.

      • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.

      • Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.

      • Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

      • Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

      • Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.

      • Şifreleme yapılmaktadır.

      • ŞİRKET bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri, düzenli olarak denetlenmektedir.

      • Alınan teknik önlemler periyodik olarak iç denetim mekanizması gereği ilgilisine raporlanmaktadır.

      • Teknik konularda departmanlar kurulmuş olup bu konuda bilgili personel istihdam edilmektedir.

      • Yeni teknolojik gelişmeler takip edilmekte ve özellikle siber güvenlik alanında sistemler üzerinde teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.

      • ŞİRKET bünyesindeki her bir bölüm özelinde belirlenen hukuksal uyum gereksinimleri çerçevesinde erişim ve yetkilendirme çözümleri devreye alınmaktadır.

      • Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir. Eski çalışanlara erişim kısıtlaması uygulanmakta, hesaplar kapatılmaktadır.

      • Şirket içi işleyiş gereğince alınan teknik önlemler ilgili kullanıcılara raporlanmakta, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.

      • Güncel Virüs koruma sistemleri, veri açığı güvenlikleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

      • Teknik konularda uzman personel istihdam edilmektedir.

      • Kişisel verilerin toplandığı uygulamalar da dahil olmak üzere tüm bilgi sistemleri, güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak dış etki testine tabi tutulmakta ve bu testin sonuçlarına göre bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.

         

        İDARİ TEDBİRLER

        ŞİRKET tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için alınan idari tedbirler:

      • ŞİRKET çalışanları, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.

      • ŞİRKET’in yürütmekte olduğu tüm kişisel veri işleme faaliyetleri; detaylı olarak tüm iş birimlerinin analiz edilmesi suretiyle oluşturulmuş kişisel veri envanteri ve eklerine uygun olarak yürütülmektedir.

      • ŞİRKET bünyesindeki ilgili bölümlerin yürütmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri; bu faaliyetlerin KVKK’nın aradığı kişisel veri işleme şartlarına uygunluğunun sağlanması için yerine getirilecek olan yükümlülükler, ŞİRKET tarafından yazılı politika ve prosedürlere bağlanmış olup her bir iş birimi bu konu ile ilgili bilgilendirilmiş ve yürütmekte olduğu faaliyet özelinde dikkat edilmesi gereken hususlar belirlenmiştir.

      • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.

      • Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.

      • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.

      • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.

      • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.

      • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

      • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.

      • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.

      • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.

      • İş birimi bazında belirlenen hukuksal gerekliliklerin sağlanması için farkındalık yaratılmakta, bu hususların denetimini ve uygulamanın sürekliliğini sağlamak için gerekli idari tedbirler şirket içi politika, prosedürler ve eğitimler yoluyla hayata geçirilmektedir.

      • ŞİRKET ile çalışanlar arasındaki hizmet sözleşmeleri ve ilgili belgelere, kişisel veriler ile ilgili bilgilendirme ve veri güvenliğini içerir kayıtlar konulmakta ve ek protokoller yapılmaktadır. Bu konuda çalışanlar için gerekli farkındalığı yaratmaya yönelik çalışmalar yapılmıştır.

      • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.

      • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.

      • ŞİRKET bünyesindeki her bir bölüm özelinde, kişisel veri işleme süreçleri dikkate alınarak hukuki uyum, şirket içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri uygulanmaktadır

      • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.

      • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.

      • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

         

        KANUN’UN 11. MADDESİNDE SAYILAN HAKLAR

         

      • Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

      • Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

      • Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

      • Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

      • Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

      • KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

      • 5. ve 6. maddeleri kapsamında yapılan işlemlerin Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

      • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

      • Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, yazılı biçimde Şirketimize posta yoluyla veya [email protected] e posta adresinden şirketimize iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

Şirket, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Şirketimiz ayrıca İlgili Kişinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

DORUK WEB YAZILIMLARI E TİCARET LTD ŞTİ (VERİ SORUMLUSU)

ADRES: Ataköy 7-8-9-10. Kısım Mahallesi Çobançeşme E-5 Yan Yol Caddesi Airport AVM No:14/1B Bakırköy/İstanbul

TELEFON: 0212 557 07 61